La norme pour les factures électroniques adressées aux pouvoirs adjudicateurs a maintenant presque quatre mois. Cinq États membres tirent une première conclusion sur le statut d’implémentation de la norme EN16931 lors du lancement de la norme de facturation électronique de la Commission européenne. Même si, à première vue, tous les États membres ont la même tâche pour mettre en œuvre la norme, les approches sont très différentes. Ils diffèrent par plusieurs aspects essentiels:
- l’obligation du destinataire d’accepter les factures électroniques,
- la possibilité de distinguer les pouvoirs adjudicateurs centraux et décentralisés,
- l’obligation pour les émetteurs d’envoyer des factures électroniques,
- si un CIUS sur l’EN est défini au niveau national et dans quelle mesure il est,
- ainsi que le chemin de transmission et la syntaxe préférés.
Ainsi, dans les États membres concernés, on a déjà choisi autant d’approches différentes qu’il est difficile de comparer dans une analyse d’efficacité ou de coût.
Les Pays-Bas
Pour les Pays-Bas, la facture électronique destinée aux pouvoirs adjudicateurs n’est pas nouvelle. Déjà depuis 2010, un centre de données central de l’administration, qui reçoit ces factures électroniques, existe. En 2016, 48% de toutes les factures (environ 2 millions) ont déjà été envoyées à des clients publics centraux en tant que données structurées. Un autre 22% en fichiers PDF et les 20% restants étaient des factures sur papier.
Aux Pays-Bas, une seule date de mise en œuvre s’applique à tous les pouvoirs adjudicateurs: le 17 avril 2019. Cette option ne fait pas usage de l’option de fournir aux pouvoirs adjudicateurs décentralisés une autre année pour la mise en œuvre. Néanmoins, il existe différentes exigences pour les clients centraux et décentralisés. Il existe trois façons d’accéder au centre de traitement centralisé: un centre de données central de l’administration, un portail Web et un réseau PEPPOL pour le B2B et le B2G. Même si les Pays-Bas acceptent les normes de l’UN / CEFACT CII, ils préfèrent la syntaxe UBL 2.1.
Une solution centralisée pour les clients décentralisés s’oppose en même temps à cet accès central des maîtres d’ouvrage centraux. Dans le cadre d’un projet de coordination séparé PIANOo, ces clients et les fournisseurs de solutions sont adaptés à leurs fournisseurs pour se connecter au réseau Simplerinvoicing.
Contrairement à d’autres pays, les radiodiffuseurs ne devraient pas avoir l’obligation légale d’envoyer des factures électroniques. Toutefois, à compter du 1er janvier 2017, les pouvoirs adjudicateurs ont été obligés d’inclure la facturation électronique dans les nouveaux appels d’offres et contrats.
L’administration et les entreprises travaillent actuellement sur un CIUS commun pour les échanges B2B et B2G de factures électroniques. Il est également prévu de n’autoriser qu’un nombre limité d’extensions à la norme EN16931.
France
Avec la plate-forme CHORUS Pro, la France a déjà mis en place une solution centrale d’accueil pour les pouvoirs adjudicateurs à un stade précoce. Les factures peuvent être acceptées dans cette plateforme de différentes manières. En plus d’un portail Web et d’une connexion à PEPPOL, CHORUS Pro se concentre particulièrement sur la connexion directe de systèmes ERP. Outre les données purement structurées pour UBL et CII, elle comprend également des factures hybrides au format Factur-X. Grâce à la combinaison de fichiers PDF lisibles et de données structurées intégrées, la France promet une mise en œuvre plus rapide et plus facile des factures électroniques sur le marché.
La France a développé son propre CIUS pour envoyer les factures à CHORUS Pro. En particulier, la facturation transfrontalière envoie des recommandations sur la manière dont les listes de codes contenues dans l’EN16931 sont restreintes. Il définit également quelles références doivent être transmises afin d’assurer le traitement automatisé des factures. Cependant, la France introduit également des possibilités de mise en œuvre qui vont au-delà de CIUS et ne sont donc pas conformes à la norme EN16931. Cela permet, en particulier pour les plus petites entreprises, d’envoyer seulement quelques informations obligatoires avec la facture hybride. Dans ce cas, les postes de facture ne sont pas transférés de manière structurée, le fichier PDF devenant le document de facturation réel.
Et c’est aussi nécessaire, car en France, la montre tourne déjà aujourd’hui. L’objectif est de n’envoyer que des factures électroniques B2G au 1er janvier 2010. Mais si longtemps, seules quelques unes des 1,25 millions d’entreprises en France ont leur temps de mise en œuvre. Au 1er janvier 2017, les plus grandes entreprises étaient légalement tenues d’envoyer des factures à l’administration exclusivement via le portail. Cette obligation doit être payée annuellement le 1.1. au prochain groupe de petites entreprises. D’ici 2020, quelque 95 millions de factures seront envoyées électroniquement aux autorités publiques chaque année.
Suède
Avec une introduction légale en 2005, la Suède est considérée comme le pionnier de la facturation électronique en Europe. Au cours de ces 12 années, environ 60% de toutes les factures ont été envoyées par voie électronique. Alors que tous les prestataires centraux supportent déjà la réception et le traitement, environ 87% des clients décentralisés ont encore une petite réserve de maintenance.
La Suède utilise exclusivement le réseau PEPPOL comme une syntaxe pour l’échange de comptes. La Suède ne développe pas son propre CIUS, mais se concentre plutôt sur le CIUS pour le PEPPOL BIS développé dans le cadre du projet PEPPOL. La législation prévoit l’obligation d’envoyer des factures électroniques B2G à tous les pouvoirs adjudicateurs dans un délai unique. Cette législation est soutenue par un certain nombre d’autres objectifs et projets visant à renforcer les avantages de la facturation électronique. La Suède a déjà un système intégré de passation de marchés électroniques. Les offres et les commandes sont également faites par voie électronique afin que les différents formats d’échange se croisent. Ceci est complété par des projets de gestion du changement, conçus pour aider les entreprises et les clients décentralisés à répondre aux exigences.
Italie
Un format national séparé pour les factures électroniques a été développé et introduit ces dernières années en Italie. Déjà depuis 2014, les clients centraux et, depuis 2015, les clients décentralisés doivent pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques dans ce format.
Un réseau central sert d’interface entre les quelque 2 millions de comptables et les 24 000 pouvoirs adjudicateurs publics. À l’avenir, cette plate-forme centrale sera également utilisée pour mettre en œuvre les deux syntaxes de l’EN16931 et ainsi créer un lien vers le format national. En plus de la facture, les commandes et les avis d’expédition sont déjà envoyés via le réseau PEPPOL en Italie.
L’Italie adopte une approche pragmatique du CIUS: une distinction est faite entre les règles sur l’échange national des comptes et les échanges transfrontaliers. Afin de pouvoir continuer à utiliser au mieux les systèmes déjà établis, les exigences de facturation nationale sont plus élevées que pour les échanges transfrontaliers. Dans le cas de ce dernier, seuls quelques éléments sont définis qui servent notamment à allouer des factures entrantes pour un traitement ultérieur.
Norvège
En plus de la Suède, la Norvège est également un pionnier de la facturation électronique en Europe. Depuis la mi-2011, l’administration publique et les soins de santé sont prêts à recevoir des factures et des crédits par voie électronique. À la mi-2012, l’obligation d’inclure l’échange électronique de données dans tous les nouveaux contrats est entrée en vigueur.
La Norvège s’appuie également sur le réseau PEPPOL en tant que point d’accès pour les factures électroniques. Cependant, les exigences pour la comptabilité nationale diffèrent du calcul transfrontalier. Alors que ce dernier utilise le format PEPPOL BIS, la Norvège a développé le format EHF basé sur celui-ci sur la même base pour l’échange national.
Cette combinaison est également retenue dans la mise en œuvre de la norme EN16931. Aucun CIUS supplémentaire n’est développé, mais les exigences du réseau sont familières.
Depuis l’introduction en 2012, environ 110 millions de factures électroniques ont été expédiées, l’utilisation d’un grand nombre d’entre eux augmentant. Environ la moitié de toutes les factures ont été reçues au cours des 12 derniers mois, et 5,2 millions d’entre elles seules en septembre 2017.
Conclusion sur l’état de la mise en œuvre
La norme réduit le nombre de syntaxes à deux. Il s’assure également que les factures conformes à la norme doivent être acceptées par tous les pouvoirs adjudicateurs. Cela réduit d’abord la complexité de la mise en œuvre.
Cependant, les cinq pays représentés poursuivent en partie des approches très différentes pour établir la facturation électronique dans le pays concerné. Cela peut continuer à défier les émetteurs de factures qui continuent d’envoyer leurs biens et services dans plusieurs pays. En particulier, la distinction entre l’envoi de factures à l’échelle nationale ou transfrontalière implique au moins deux implémentations différentes pour les émetteurs de factures. Mais le vrai défi réside dans les nombreuses façons d’obtenir une facture électronique.