Olten, 02.05.2019 : Simone Sporing, responsable B2B de Coop à la conférence sur le système GS1, parle de son expérience un an après l’introduction de ZUGFeRD 2.0 / Factur-X.
“Pour la facturation des frais d’exploitation, le ZUGFeRD est parfait pour nous”, rapporte avec enthousiasme Mme Sporing. Chez Coop, les factures de marchandises sont envoyées par voie électronique depuis des années via UN/EDFACT. Il s’agit d’environ 3,5 millions de factures provenant d’environ 3 000 émetteurs de factures. Ils représentent au total 90% du volume des factures.
Pas beaucoup de potentiel pour plus de 80% des factures électroniques?
Cependant, comme souvent, les 20 % restants sont les plus difficiles. Coop reçoit annuellement environ 425 000 factures de frais d’exploitation de 21 000 émetteurs de factures. Et ici, seulement 3 % des émetteurs de factures envoient plus de 100 factures par an. Cela représente 67% du volume des factures.
Seule une bonne moitié des données de la facture a pu être lue par OCR. “Le système n’apprend tout simplement pas si un expéditeur n’envoie qu’une ou deux factures par an. Et cela représente plus de 8 000 émetteurs de factures avec nous “, fait remarquer Mme Sporing.
Mise en œuvre avec et sans fournisseurs de services
En Suisse, il n’y a pas eu de signature obligatoire depuis 2006, mais de nombreuses entreprises craignaient que des documents sans signature puissent être rejetés lors d’un contrôle fiscal. Dans le cadre des commentaires sur la révision de l’ordonnance sur la TVA au 1er janvier 2018, il a été précisé qu’il n’existe pas de réglementation allant au-delà des obligations comptables générales. Dans sa recherche d’une solution pour la comptabilité électronique des coûts d’exploitation, Coop s’est efforcée de trouver une norme qui peut être mise en œuvre avec ou sans prestataire de services.
Pour des raisons de sécurité des données, Coop n’a pas envisagé d’envoyer des e-mails. En particulier, les prix convenus avec les fournisseurs sont critiques pour les données et ne doivent pas être envoyés ouvertement lisibles. Une solution avec l’E-Mail codé n’était pas non plus en cause, car ici les dépenses techniques semblaient trop élevées. De même, l’authentification de l’auteur de la facture (qui reste une obligation légale) par l’intermédiaire de l’expéditeur du courrier électronique n’a pas été utilisée en toute sécurité par Coop, car il existe des cas concrets d’utilisation abusive. Coop a donc décidé d’utiliser une connexion AS/2 cryptée à ses fournisseurs de services. Le fichier ZUGFeRD standardisé et non crypté peut désormais être transféré via cette connexion de données sécurisée. Les fournisseurs de services ont mis en œuvre diverses solutions d’intégration pour les émetteurs de factures. Ils offrent non seulement la transmission pure, mais généralement aussi la création de la facture ZUGFeRD.
“Nous avons suffisamment d’élan pour atteindre notre objectif de mise en œuvre pour 2019.”
Pour Mme Sporing, le grand avantage de ZUGFeRD est qu’il permet différentes options de traitement pour le destinataire. ZUGFeRD étant initialement un fichier PDF, il est immédiatement clair pour chaque destinataire qu’il a reçu une facture. Et tout comme une facture PDF normale, une facture ZUGFeRD peut également être traitée. Cependant, Coop utilise les données lisibles par machine contenues dans la facture, ce qui élimine virtuellement le taux d’erreur lors de la capture et supporte de manière significative le traitement automatisé.
Les réactions des fournisseurs de factures de Coop sont également toujours positives : leur efficacité a également été considérablement améliorée. “L’objectif était de pouvoir mettre en œuvre la facturation électronique avec de nouveaux partenaires ou des partenaires existants sans aucune annonce, aucun processus de connexion ou de test “, rapporte Mme Sporing. Avec ZUGFeRD, elle a atteint cet objectif et se réjouit du faible effort de soutien.
Avec cette expérience positive, Coop utilise maintenant aussi ZUGFeRD en interne, ainsi qu’à l’international chez Transgourmet . L’étape suivante consiste à envoyer les factures ZUGFeRD. A l’avenir, les destinataires de factures pourront indiquer s’ils souhaitent recevoir des factures EDIFACT INVOIC ou ZUGFeRD.
Lorsque la modératrice lui demande enfin ce qu’elle aimerait voir, elle fait appel aux participants : “Tous nos partenaires ont été ravis d’être autorisés à montrer leur logo lors de la mise en œuvre de ZUGFeRD. Il serait bon que la norme soit plus intégrée. Surtout en Suisse.”
