Olten, 02.05.2019: Auf der GS1 Systemtagung berichtet Simone Sporing, Leiterin B2B bei Coop, über ihre Erfahrungen ein Jahr nach der Einführung von ZUGFeRD 2.0 / Factur-X.
„Für die Betriebskostenabrechnung ist das ZUGFeRD perfekt für uns“, berichtet Frau Sporing begeistert. Bei Coop werden Warenrechnungen bereits seit Jahren elektronisch per UN/EDFACT versendet. Dies sind etwa 3,5 Millionen Rechnungen von ca. 3.000 Rechnungsstellern. Sie machen insgesamt 90% des Rechnungsvolumens aus.
Nicht mehr viel Potenzial bei mehr als 80% elektronischer Rechnungen?
Doch wie so häufig sind die letzten 20 Prozent die schwierigsten. Coop erhält jährlich ca. 425.000 Betriebskostenrechnungen von 21.000 Rechnungsstellern. Und hier senden lediglich 3 Prozent der Rechnungssteller mehr als 100 Rechnungen im Jahr. Dies macht 67% des Rechnungsvolumens aus.
Nur gut die Hälfte der Rechnungsdaten ließen sich per OCR auslesen. „Das System lernt einfach nicht dazu, wenn ein Sender nur 1 oder 2 Rechnungen pro Jahr schickt. Und das sind bei uns mehr als 8.000 Rechnungssteller“ bemerkt Frau Sporing.
Umsetzung mit und ohne Dienstleister
In der Schweiz gab es zwar bereits seit 2006 keine Signaturpflicht mehr, jedoch bestand bei vielen Unternehmen die Befürchtung, dass Belege ohne Signatur bei einer Betriebsprüfung zurückgewiesen werden könnten. Im Rahmen der Erläuterungen zur Revision der MWSt-Verordnung per 01. Januar 2018 wurde klargestellt, dass keine über die allgemeinen Buchführungspflichten hinausgehende Regelungen bestehen. Auf der Suche nach einer Lösung für die elektronische Betriebskostenrechnung hat sich Coop stark gemacht einen Standard zu finden, der mit – aber auch ohne Dienstleister umsetzbar ist.
Eine Versand per E-Mail kam für Coop aus Gründen der Datensicherheit nicht in Frage. So sind insbesondere die mit den Lieferanten vereinbarten Preise datenkritisch und dürfen nicht offen lesbar versendet werden. Ein Lösung mit verschlüsselter E-Mail kam auch nicht in Frage, da hier der technische Aufwand zu hoch erschien. Auch die Authentifizierung des Rechnungsstellers (weiterhin eine gesetzliche Anforderung) über den E-Mail-Absender war Coop nicht sicher genut, da konkrete Missbrauchsfälle vorliegen. Coop entschied sich daher für die Nutzung einer verschlüsselten AS/2-Verbindung zu ihren Dienstleistern. Über diese sichere Datenverbindung konnte nun die unverschlüsselte, standardisierte ZUGFeRD-Datei übertragen werden. Die Dienstleister haben unterschiedliche Integrationslösungen für die Rechnungssteller implementiert. Sie bieten nicht nur die reine Übermittlung, sondern meist auch die Erstellung der ZUGFeRD-Rechnung an.
„Wir haben genug Schwung unser Umsetzungsziel für 2019 zu erreichen.“
Für Frau Sporing besteht der große Vorteil von ZUGFeRD darin, dass es verschiedene Verarbeitungsmöglichkeiten beim Empfänger erlaubt. Da es sich bei ZUGFeRD zunächst um eine PDF-Datei handelt, ist jedem Empfänger sofort klar, dass er eine Rechnung erhalten hat. Und genauso wie eine normale PDF-Rechnung kann auch eine ZUGFeRD-Rechnung verarbeitet werden. Coop setzt jedoch die darin enthaltenen maschinenlesbaren Daten, die die Fehlerrate bei der Erfassung quasi eliminiert und eine automatisierte Verarbeitung wesentlich unterstützt.
Auch die Rückmeldungen der Rechnungslieferanten von Coop sind durchweg positiv: auch ihre Effizienz wurde deutlich gesteigert. „Ziel war es, ohne eine Ankündigung, einen Aufschaltprozess oder oder einen Test die elektronische Rechnung mit neuen oder bestehenden Partnern umsetzen zu können“, berichtet Frau Sporing. Mit ZUGFeRD hat sie dieses Ziel erreicht und freut sich über den geringen Supportaufwand.
Mit dieser positiven Erfahrung setzt Coop ZUGFeRD nun auch firmenintern, sowie international bei Transgourmet ein. Als nächster Schritt stehe der Versand von ZUGFeRD Rechnungen an. Für Rechnungsempfänger kann künftig hinterlegt werden, ob sie EDIFACT INVOIC oder ZUGFeRD Rechnungen empfangen möchten.
Als der Moderator sie abschließend fragt, was sie sich wünschen würde, appelliert sie an die Teilnehmer: „Alle unsere Partner waren begeistert, ihr Logo bei der ZUGFeRD-Umsetzung zeigen zu dürfen. Es wäre gut, wenn der Standard sich mehr integrieren würde. Vor allem in der Schweiz.“
