Gesprochene und geschriebene Sprache ist das natürliche Kommunikationsmittel des Menschen – aber nicht des Computers. Dieser bevorzugt codierte Werte. Codelisten dienen der Übersetzung von der natürlichen Sprache in die Sprache des Computers. Eine Codeliste ist in der Regel als tabellarische Darstellung mit zwei oder mehr Spalten. Sie verknüpft die semantische Definition (für den Menschen) mit einem Codewert (für den Computer) verknüpft. Solche Codelisten können bilateral zwischen Geschäftspartnern vereinbart sein, oder sie werden im Rahmen einer Standardisierung z.B. von ISO oder UN/CEFACT veröffentlicht.
Beispiele für Codelisten
Codelisten werden im Wesentlichen in zwei Situationen verwendet. Erstens, wenn bestimmte Eigenschaften eines Dokuments für den Computer auswertbar sein sollen. Dies können beispielsweise Länderkennzeichen, Währungen und Steuerfälle sein.
Der zweite Fall sind Situationen, in denen es in der gesprochenen Sprache mehrere Möglichkeiten gibt, den gleichen Sachverhalt auszudrücken. Als Beispiel sei der häufig vorkommene Eigentumsvorbehalt auf einer Rechnung aufgeführt. Die beiden Sätze „Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.“ und „Die Ware bleibt unser Eigentum bis zur vollständigen Bezahlung.“ ist für einen Menschen gleichwertig. Ein Computer kann diese Texte, sofern sie nicht fest definiert sind, jedoch nicht zweifelsfrei erkennen. Daher verwendet man bei solchen Geschäftsfälle häufig Codewerte, deren Bedeutung dann eindeutig festgelegt ist.
Codelisten bei der elektronischen Rechnung
Ein wesentliches Ziel bei der Umstellung des Rechnungsverarbeitungsprozesses von der Papierwelt auf die digitale Welt ist die automatisierte Rechnungsprüfung, -buchung und -verarbeitung. Ein Aspekt bei der Rechnungsprüfung besteht darin festzustellen, ob die zugrundeliegenden Geschäftsregeln (z.B. steuerliche Behandlung) oder die vertraglichen Vereinbarungen bei der Rechnungsstellung korrekt berücksichtigt sind. Der Computer muss quasi die Rechnung verstehen. Codelisten helfen dabei.
Codelisten bei der EN16931
Auch die europäische Norm für elektronische Rechnungen für öffentliche Auftraggeber verwendet Codelisten. So können insbesondere die verschiedenen Steuerfälle im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung mit Hilfe von codierten Werten unterschieden werden. Ein Beispiel für die Herausforderung bei der automatischen Prüfung und Verbuchung sind daher genau die Stellen, wo keine Codeliste zur Verfügung stellt. Die EN16931 hat zum Beispiel bei der Angabe der Zahlungskonditionen auf codierte Werte verzichtet. Sie bietet hier lediglich die Angabe eines Freitextes an. Dies führt dazu, dass ohne zusätzliche bilaterale Absprache zwischen Rechnungssteller und Rechnungssender zum Beispiel Skontobedingungen nur schwer automatisiert verarbeitbar sind.