EN16931

Die am 28. Juni 2017 veröffentlichte Norm EN16931 definiert ein semantisches Datenmodell für eine Kernrechnung. Zielgruppe sind öffentliche Auftraggeber als Rechnungsempfänger, jedoch wirkt sie sich damit auch auf die Wirtschaft im Allgemeinen aus. Mit der Norm EN16931 wird die europäische Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern umgesetzt (EN 2014/55/EU). Sie wurde im CEN vom technischen Kommittee TC434 im Auftrag der europäischen Kommission erarbeitet.

Die Norm besteht aus mehreren Abschnitten. Die letzten Abschnitte wurden am 18. Oktober 2017 veröffentlicht.

• EN16931-1:2017, Elektronische Rechnungsstellung – Teil 1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung
• CEN/TS 16931 -2:2017, Elektronische Rechnungsstellung – Teil 2: Liste der Syntaxen, die die EN 16931-1 erfüllen
• CEN/TS 16931-3-1:2017, Elektronische Rechnungsstellung – Teil 3-1: Methodologie für die Umsetzung der Kernelemente einer elektronischen Rechnung in eine Syntax
• CEN/TS 16931‑3‑2:2017, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 3‑2: Umsetzung in die Syntax ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) Rechnung und Gutschriftsanzeige
• CEN/TS 16931‑3‑3:2017, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 3‑3: Umsetzung in die Syntax UN/CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B
• CEN/TS 16931‑3‑4:2017, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 3‑4: Umsetzung in die Syntax UN/EDIFACT INVOIC D16B
• CEN/TR 16931‑4:2017, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 4: Leitfaden über die Interoperabilität elektronischer Rechnungen auf der Übertragungsebene
• CEN/TR 16931‑5:2017, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 5: Leitfaden über die Verwendung von branchen‑ oder länderspezifischen Erweiterungen der EN 16931‑1 einschließlich einer im realen Umfeld einzusetzenden Methodik
• CEN/TR 16931‑6, Elektronische Rechnungsstellung — Teil 6: Ergebnis der Prüfung von EN 16931‑1 auf deren praktische Anwendbarkeit durch einen Endnutzer

Umsetzungsfristen

Gemäß der Richtlinie gelten für öffentliche Auftraggeber Umsetzungsfristen, um die Anforderungen der Norm gemäß der Richtlinie sowohl in nationales Recht umzusetzen, als auch einen Livebetrieb zu implementieren. Zum Start dieser Fristen muss die Norm aber bis zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht sein. Geschieht dies nicht, gilt eine flexibler Start der Frist. Bezugszeitpunkt für die Zeitrechnung ist jedoch nicht die Veröffentlichung der Norm selbst, sondern deren Referenzierung im Amtsblatt der europäischen Union. Die EN16931 wurde mit leichter Verzögerung veröffentlicht.

Die Europäische Kommission hat die beiden ersten Teile am 17. Oktober 2017 in ihrem offiziellen Journal referenziert. Mit der Veröffentlichung haben nun zentrale öffentliche Auftraggeber 18 Monate Zeit, die Anforderungen umzusetzen. Für dezentrale öffentliche Auftraggeber kann die Frist um 12 weitere Monate auf 30 Monate verlängert werden. Damit ergeben sich voraussichtlich folgende Fristen:

• Zentrale öffentliche Auftraggeber: 18. April 2019
• Dezentrale öffentliche Auftraggeber: 18. April 2020

In Deutschland gelten jedoch aufgrund der E-Rechnungsverordnung frühere Fristen, die dort nachgelesen werden können.

Anwendungsempfehlungen zur EN16931

Das semantische Datenmodell der Europäischen Norm beinhaltet viele optionale Elemente. Mit Hilfe einer Anwendungsspezifikation zu diesem Kernrechnungsmodell (CIUS) legt ein Mitgliedstaat, eine Anwendergruppe oder eine Organisation fest, welche dieser optionalen Elemente gefordert werden. Solche Festlegungen dienen stets dazu, die Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Beispiele für solche Anforderungen kann die Übermittlung einer Kundennummer, einer Bestellnummer oder einer Kostenstelle sein.

Im Rahmen der EN16931 sind Regeln für die Erstellung solcher Anwendungsspezifikationen festgelegt. Eine Spezifikation, die compliant zur EN16931 ist, darf weder neue Informationen hinzufügen, noch bestehende Geschäftsregeln verletzen. Solche Spezifikationen dürfen jedoch genau festlegen, wie mit optionalen Feldern umgegangen wird. Eine Übersicht über die aktuell bekannten CIUS finden Sie auf dieser Unterseite.

Erweiterungen zur EN16931

Die EN16931 definiert ein Modell lediglich für die Kernprozesse einer elektronischen Rechnung. Beispielsweise unterstützt das Datenmodell ausschließlich Rechnungen mit Bezug zu maximal einer Lieferung und maximal einer Bestellung. Die in der Praxis häufig vorkommenden Rechnungen, die mehrere Lieferungen oder Bestellungen zusammenfassen, werden folglich nicht direkt unterstützt. Für solche Situationen müsste künftig eine Rechnung je Lieferung und Bestellung erstellt werden, was zu einer Vervielfachung der Rechnungsdokumente führen kann.

Daher haben sich einige Organisationen dazu entschieden, das europäische Datenmodell entsprechend zu erweitern.

Auch hierfür definiert die EN16931 Regeln, mit deren Hilfe eine conformant Erweiterung des Datenmodells definiert werden kann. Derzeit werden noch im CEN TC 434 mögliche Erweiterungen auf europäischer Ebene erweitert. Der Zeitpunkt deren Fertigstellung ist noch nicht absehbar.

Dennoch haben bereits heute einige Organisationen begonne, Erweiterungen zu erarbeiten. Eine Übersicht über die aktuell bekannten Erweiterungen finden Sie auf dieser Unterseite.